Một trong “những đứa con nhà Google” là dịch vụ e-mail miễn phí Gmail đang ngày càng thu hút người dùng nhờ các tính năng mới và độc đáo liên tục được bổ sung.
>>Những tính năng của Gmail (P1)
Tuy vậy, không phải người dùng nào cũng biết hết kho tính năng “đồ sộ” mà Gmail đang sở hữu. Chúng tôi xin giới thiệu 40 thủ thuật rất hữu ích mà có thể nhiều người chưa khám phá ra.
1. Google đã gỡ bỏ chế độ bắt buộc phải có “Invitation” (thư mời) từ lâu nên việc khởi tạo một tài khoản Gmail bây giờ chỉ đơn giản là bấm vào nút “Sign up for Gmail” (đăng ký) và điền các thông tin đăng ký theo yêu cầu là đủ.
2. Cũng giống như nhiều dịch vụ thư điện tử khác, Gmail không cho phép đính kèm các file có đuôi mở rộng là .exe hoặc .dll để ngăn chặn sự lây lan của virus. Vì vậy nếu bạn muốn gửi các file dạng này, thì hãy tìm đến DropSend, chức năng cho bạn gửi miễn phí tối đa 5 file kiểu này mỗi tháng.
3. Dịch vụ Google Docs hỗ trợ hầu hết các định dạng file trong bộ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, PDF, RTF) nên nếu cần bạn có thể mở trực tiếp các file đính kèm ngay trên trình duyệt.
4. Khi các file hình ảnh đính kèm có đuôi JPEG, GIF hay PNG, thì người dùng có thể lựa chọn download chúng xuống hoặc xem ngay trên trình duyệt. Tuyệt vời hơn, với các file MP3, bạn hoặc là download, hoặc có thể phát chúng trực tiếp bằng trình duyệt.
5. Để nhận các email của bạn từ các tài khoản không phải là Gmail, bạn hãy vào Settings rồi click tiếp vào tab Accounts >> Add another mail account. Trình duyệt sẽ đưa bạn đến 2 thao tác tiếp theo để bạn cài đặt cấu hình cho một tài khoản POP3 mail. Đầu tiên, bạn phải điền địa chỉ mail mong muốn đăng nhập vào, ở trang tiếp theo của biểu mẫu, bạn sẽ phải nhập password, và quan trọng hơn cả là địa chỉ POP server cho tài khoản đó. Các thông tin này bạn hoàn toàn có thể tìm thấy được trên trang hướng dẫn mà dịch vụ bạn đang dùng cung cấp. Sau khi các chi tiết POP đã được nhập, bạn hãy kết thúc thao tác bằng nút bấm Add Account và Gmail sẽ tự động nạp thẳng các email từ tài khoản cũ của bạn.
7. POP tương tác mang đến cho Gmail một tiện ích mới; đó là khả năng lưu trữ dự phòng các email cũ của bạn. Xin mời đến mục Settings sau đó chọn “Forwarding and POP/IMAP”. Trong mục POP Download bạn hãy đánh dấu lựa chọn “Enable POP for all mail” hoặc “Enable POP for all mail that arrives from now on”. Bạn có thể lựa chọn giữ lại (Keep Gmail’s copy in the Inbox) hay xóa đi các mail (Delete Gmail’s copy) khi nó đã được download từ máy chủ. Configuration Instructions sẽ chỉ dẫn cách thiết lập thông số cho trình duyệt mail POP3 như Outlook Express, Windows Mail hoặc Thunderbird.
8. Như đã nói ở trên, tất cả các tài khoản email tương thích với POP đều có thể được thêm vào tài khoản Gmail, kể cả các tài khoản Gmail khác nên bạn có thể đưa tất cả các tài khoản Gmail khác vào chung một tài khoản với 1 lần đăng nhập duy nhất.
9. Tất nhiên, khi bạn có nhiều email của các tài khoản khác nhau đến một tài khoản, thì điều quan trọng là bạn phải sắp xếp chúng. Gmail không dùng Folder (thư mục) cho công việc này, mà nó sử dụng cách dán nhãn (Label). Bạn có thể dán các nhãn bằng cách chọn vào một tin nhắn nào đó, rồi trong thanh công cụ của cửa sổ chính chọn menu More Actions, trong danh sách xổ xuống, hãy chọn New Label. Một biểu mẫu JavaScript hiện ra sẽ cho phép bạn ghi và dán nhãn cho tin nhắn mà bạn cần đánh dấu.
10. Bạn có thể đánh dấu màu cho các nhãn này bằng cách click vào ô vuông cạnh hộp Label bên tay trái, và ở menu màu hiện lên, bạn hãy chọn màu cho từng nhãn để dễ dàng phân biệt. Bạn cũng có thể lọc mail bằng việc click vào nhãn mong muốn, khi đó danh sách tin nhắn sẽ chỉ có tin nhắn gắn nhãn mà bạn đã chọn.
11. Menu More Actions cũng cho phép bạn tạo các sự kiện cho Google Calendar từ tài khoản Gmail của mình... hãy chọn một mail nào đó rồi click vào Create Event từ menu More Actions
12. Nếu các lựa chọn Calendar không xuất hiện trong Gmail của bạn Gmail, hãy vào Settings >> General rồi chọn English (US) trong menu Google Mail display language
13. Bạn cũng có thể tạo các quy tắc để tự động dán nhãn cho các tin nhắn được gửi đến tài khoản của bạn. Ví dụ, bạn biết rằng tất cả các tin nhắn từ địa chỉ littlebob@yourclient.com đều liên quan đến công việc. Bạn vào Settings rồi tới Filters. Hãy nhấp chuột vào Create a new filter, nó sẽ mở ra một biểu mẫu yêu cầu bạn nhập tiêu chí tìm kiếm mà Gmail sẽ sử dụng để áp dụng các quy tắc cho tin nhắn. Bạn có thể nhập địa chỉ littlebob@yourclient.com vào ô From: sau đó click vào Next Step để chuyển sang bước tiếp theo, ở đó bạn sẽ được yêu cầu để chọn một thao tác tự động sau khi Gmail đã lọc email cho bạn, hãy chọn Apply the Label, và New Label từ menu xổ xuống, rồi bạn nhập tên nhãn Label cần thiết, ví dụ Công Việc. Lúc này, bạn chỉ cần click vào Create Filter. Lúc này, bất kỳ một email mới nào từ địa chỉ trên thì nó đều được tự động gán nhãn Công Việc, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và phân biệt với các mail đến từ những địa chỉ khác, với mục đích khác.
14. Bạn cũng có thể thực hiện các thao tác tương tự để lọc mail được gửi đến cho bạn tại các tài khoản khác nhau. Ví dụ, nếu bạn có tài khoản mang domain name của một công ty mà cho phép forward tất cả các mail nhận được tới một tài khoản mà bạn lựa chọn riêng, thì Gmail chính là lựa chọn lí tưởng cho bạn. Ví dụ bạn có thể thông báo với bạn bè rằng địa chỉ của bạn là "mates@yourdomain" trong khi bạn dùng địa chỉ "work@yourdomain" cho công việc. Khi đó bạn sử dụng một tài khoản Gmail rồi sử dụng hệ thống lọc thông qua quy tắc dựa trên trường To: để dán các nhãn tương ứng cho mail gửi đến từng tài khoản.
15. Bạn cũng có thể sử dụng bộ lọc để dán nhãn cho các tin nhắn đã nhận về inbox của bạn, ví dụ các biên lai hóa đơn từ các hoạt động mua bán của bạn. Hãy vào Settings > Filters như ở trên và chọn Create a new filter. Ở ô tiêu đề hãy đánh receipt hoặc order hay payment – rồi click Next Step. Tick vào ô Apply the label và tạo nhãn mới có tên receipts. Khi bạn click vào Create Filter, hãy tick vào ô có nhãn Also apply filter to the xx conversations below.
16. Để tìm các email có file đính kèm trong inbox của bạn thì làm thế nào? Bạn chỉ cần thêm cụm từ has:attachment vào câu lệnh tìm kiếm (search query)
17. Bạn cũng có thể tìm các mails có file đính kèm là các định dạng file cụ thể, ví dụ: has:attachment filename:doc.
18. Mặc định, các tìm kiếm chỉ áp dụng với các mail có trong Inbox. Để tìm mail ở các thư mục khác, bạn hãy dùng cú pháp bổ nghĩa in, ví dụ: để tìm kiếm trong thư mục Spam hãy thêm in:spam vào câu lệnh tìm kiếm.
19. Để tìm kiếm các tin nhắn được gửi đến hoặc gửi đi cho ai đó, bạn hãy dùng cấu trúc câu lệnh to: hoặc from: Ví dụ, bạn muốn tìm các email từ một người có tên là Jake, hãy thêm cụm từ from:jake vào câu lệnh tìm kiếm của bạn.
20. Bạn cũng có thể dùng từ khóa loại trừ trong câu lệnh tìm kiếm giống như cách bạn vẫn làm khi tìm kiếm bằng Google với ký hiệu ‘-’. Ví dụ bạn tìm các email có chứa từ apples chứ không phải là oranges, bạn cần nhập chuỗi ‘apples –oranges’ vào dòng lệnh tìm kiếm.
21. Để hiển thị tất cả các tin nhắn với một nhãn cụ thể nào đó, bạn hãy sử dụng cấu trúc lệnh label:labelname trong ô tìm kiếm. Ví dụ chuỗi label:receipts sẽ trả lại kết quả là tất cả các tin nhắn có gắn nhãn là receipts. Bạn cũng có thể hiển thị một lúc các tin nhắn được gắn nhiều nhãn, giống như là chuỗi: label:receipts label:orders sẽ trả lại các tin nhắn có nhãn là receipts và các tin nhắn có nhãn orders.
22. Một trong những tính năng được yêu thích nhất của Gmail phải kể đến khả năng cho phép bạn tạo cấu hình cho tài khoản của bạn để bạn có thể gửi email bằng bất kỳ một địa chỉ của tài khoản nào trong số các tài khoản mà bạn sở hữu. Muốn vậy, hãy vào Settings > Accounts và trong mục Send Mail As, click vào Add another email address. Trong ô text box hiện lên, bạn hãy nhập địa chỉ email của tài khoản mà bạn muốn sử dụng. Gmail sau đó sẽ tự động gửi đến inbox của địa chỉ đó một thư xác nhận để bạn khẳng định mình là chủ sở hữu thực sự của địa chỉ email đó trước khi cho phép bạn sử dụng chức năng này.
23. Với nhiều tài khoản được dùng chung trong một tài khoản Gmail của bạn, bạn có thể lựa chọn địa chỉ nào hiển thị trên mail được gửi đi bằng cách chọn menu sổ xuống trên ô From: tại cửa sổ Compose Mail.
24. Gmail thậm chí còn có chức năng Smart Reply (trả lời thông minh), nhờ vào đó Gmail sẽ tự động nhận biết địa chỉ nào sẽ được điền vào ô From: khi bạn soạn thảo email. Đây quả là tiện ích lí tưởng giúp những người dùng internet lâu năm thống nhất các địa chỉ email mà họ đã lập qua nhiều năm.
25. Nếu bạn muốn mở các đường link tới email của Google Mail với Internet Explorer? Xin vui lòng download và cài đặt Gmail Notifier. Trong quá trình cài đặt, xin hãy đánh dấu lựa chọn vào box Use for outgoing mail. Chức năng này sẽ không xuất hiện trên ô Internet Options của Windows, nhưng Google Mail đã được cài cấu hình là dịch vụ email mặc định của bạn.
26. Đối với Firefox 3 thì thao tác kể trên thậm chí còn đơn giản hơn. Hãy mở trình duyệt của bạn và vào Tools > Options. Click vào Applications và tìm đến cấu hình mặc định cho mailto: links. Từ menu này bạn hãy chọn Use Google Mail. Nếu các option trên không xuất hiện, bạn hãy upgrade Firefox trước khi thực hiện lại thao tác.
28. Nếu bạn muốn được thông bao mỗi lần tin nhắn mới được gửi đến thì Gmail Assistant sẽ là người lo việc đó cho bạn. Ứng dụng chạy trên nền Java này sẽ kết nối với các tài khoản Gmail mà bạn thiết lập thông qua IMAP và cho bạn biết thông báo về những email mới được gửi đến các inbox của bạn. Bạn lúc đó chỉ cần click vào danh sách các tiêu đề để chọn xem email nào sẽ được đọc trước.
29. Còn nếu bạn vẫn muốn sử dụng nhiều tài khoản email và instant messager riêng rẽ, thì đã có Digsby. Đây mới chỉ là phiên bản beta miễn phí, là ứng dụng desktop giúp bạn kết nối với hầu hêt các dịch vụ mail chủ yếu, một số các dịch vụ instant messenger và các mạng xã hội tên tuổi, giúp bạn theo dõi và quản lí được các tài khoản của mình.
30. Hãy sử dụng các Keyboard Shortcut của Gmail để cho công việc của bạn được diễn ra nhanh chóng. Ví dụ hãy ấn phím C để tới cửa sổ soạn thảo một mail mới, hay phím / để chuyển con trỏ chuột đến ô tìm kiếm, hay phím ! để báo một email nào đó là spam. Bạn có thể di chuyển lên xuống trên list của các tin nhắn bằng việc sử dụng phím J hoặc K. Hay bạn ấn phím X để lựa chọn một conversation. Bạn có thể load danh sách đầy đủ các shortcut từ địa chỉ http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=en-uk&answer=6594
31. Firefox add-on Gmail Macros thậm chí còn trang bị cho bạn những shortcut tối tân hơn nữa. Bạn cần phải cài đặt Greasemonkey rồi cài đặt scrip Modified Gmail Macros v. 2.0. Sau các thao tác này, thì bạn sẽ đ ược sử dụng nhiều hơn nữa các shortcut phục vụ việc soạn thảo nâng cao.
32. Gspace hiện nay đã cho phép dung lượng của tất cả các tài khoản Gmail lên đến 3GB hoặc nhiều hơn nữa cho việc lưu trữ trực tuyến.
33. Nếu bạn muốn load Gmail ở tốc độ cao hơn khi bạn đang sử dụng đường truyền hoặc PC có tốc độ chậm? Hãy di chuyển tới cuối trang và chọn Basic HTML – rồi click vào Set basic HTML as default view. Gmail lúc này sẽ tiết kiệm cho bạn một nửa thời gian.
34. Thậm chí nếu bạn muốn Gmail xử lí nhanh hơn nữa, xin hãy thử phiên bản mobile version của Gmail.
35. Một mẹo nhỏ để bạn kiểm tra xem các tác nhân gửi thư rác đã lấy địa chỉ mail của bạn từ đâu. Tuy nhiên điều này thì ít người biết đến, bạn chỉ cần thêm dấu + vào giữa địa chỉ của bạn và Gmail sẽ bỏ qua tất cả các ký tự giữa dấu + và @ trên dòng địa chỉ. Ví dụ - khi bạn có địa chỉ là yourname@Gmail.com, bạn muốn đăng kí với Amazon, thì hãy dùng địa chỉ yourname+amazon@Gmail.com. Khi thư được gửi lại, bạn vẫn nhận được mặc dù dòng địa chỉ gửi tới là yourname+amazon@Gmail.com.
36. Bạn cũng có thể sử dụng bộ lọc để lọc ra các mail được gửi tới địa chỉ có chứa dấu +, đây là chức năng cho phép bạn sử dụng cùng 1 địa chỉ với những mục đích khác nhau, và bộ lọc sẽ phân loại các thư bạn nhận được dựa vào chuỗi ký tự giữa dấu + và @ trên dòng địa chỉ của bạn. Ví dụ, bạn chỉ cần thêm chuỗi receipt vào giữa dấu + và @ rồi dán nhãn cho các email này là receipt để nhận biết các email mà bạn nhận được từ PayPal.
37. Gmail còn bỏ qua các dấu chấm câu trong dòng địa chỉ. Vì vậy, nếu bạn đăng ký địa chỉ là bob.spod@Gmail.com – thì khi bạn gửi email tới bobspod@Gmail.com hay thậm chí là b.o.b.s.p.o.d.g.o.d@Gmail.com thì nó vẫn gửi đến cùng 1 địa chỉ là bob.spod@Gmail.com mà bạn đã đăng ký..
38. Gmail cũng không phân biệt domain @Gmail.com hay @googlemail.com, 2 tên miền này được coi là một.
39. Khi bạn gửi mail tới một người khác dùng dịch vụ Gmail bạn không cần phải đánh tên miền @Gmail.com hay @googlemail.com, mà chỉ cần ghi username của họ ở ô địa chỉ To:
40. Cuối cùng, nếu bạn muốn thủ một chức năng thử nghiệm của Gmail, xin mời vào Settings > Labs và thử những chức năng đang được Google xây dựng thử nghiệm.
Theo ICTNews (Techradar)
